Steuererklärung und Bescheide

Zunächst hat der Verein eine Körperschaftsteuererklärung einzureichen. Ausgefüllt werden muss hierbei zwingend der Hauptvordruck und die Anlage Gem (siehe bei ELSTER-Vereine). Diese Vordrucke sind unabhängig davon einzureichen, ob der Verein steuerpflichtige Einkünfte erzielt.
Hat der Verein neben seinem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung und seinen Zweckbetrieben noch einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, bei dem die Einnahmen über 45.000 € liegen (siehe „Die vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins - Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb), müssen zusätzlich noch die Anlagen GK und ZVE ausgefüllt werden. Der Gesetzgeber gewährt für die Körperschaftsteuer jedoch zusätzlich noch eine Vergünstigung. Vom ermittelten Einkommen wird ein Freibetrag von 5.000 € abgezogen, der nicht versteuert werden muss.

Bei der Gewerbesteuer gilt grundsätzlich: Ist der Verein körperschaftsteuerpflichtig, ist er auch gewerbesteuerpflichtig. Hier gilt somit die gleiche 45.000 €-Grenze wie bei der Körperschaftsteuer. Der Gesetzgeber gewährt auch hier einen Freibetrag von 5.000 €, der vom ermittelten Gewerbeertrag abgezogen wird und somit nicht versteuert werden muss. Als Gewerbeertrag bezeichnet man dabei den Gewinn aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe unter Berücksichtigung der im Gewerbesteuergesetz vorgesehenen Kürzungen und Hinzurechnungen.
Wird dieser Freibetrag überstiegen ist der Verein somit verpflichtet zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung einzureichen.

Erbringt der Verein Leistungen an seine Mitglieder oder fremde Dritte gegen Entgelt, so sind diese Leistungen grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Voraussetzung ist hierbei, dass der Verein eine nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen ausübt. Ob dabei ein Gewinn erzielt wird, ist unbeachtlich. Umsatzsteuerpflichtig sind dabei grundsätzlich auch die Leistungen, die der Verein im Rahmen seines Zweckbetriebes und seiner Vermögensverwaltung erbringt. Die Pflicht beschränkt sich hierbei somit nicht ausschließlich auf den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Allerdings wird bei den Zweckbetrieben und der Vermögensverwaltung fast ausschließlich der ermäßigte Steuersatz von 7 % angesetzt.

Umsatzsteuerbare Leistungen eines Vereins können zum Beispiel sein:

• Der Verkauf von Eintrittskarten eines Konzertes
• Die Vermietung von Sportanlagen und -hallen
• Der Verkauf von Essen und Getränken während eines Fußballspieles

Bevor die Umsatzsteuer dann tatsächlich auch entsteht muss vorher noch überprüft werden, ob es nicht eine Steuerbefreiung für die entsprechende Leistung im Umsatzsteuergesetz gibt.
So sind zum Beispiel die Vermietung von Wohngrundstücken und die Einnahme von Teilnahmegebühren umsatzsteuerbefreit. Die Steuerbefreiungen sind größtenteils im § 4 UStG aufgeführt.

Die Leistungen aus dem ideellen Bereich sind grundsätzlich nicht umsatzsteuerbar, das heißt für diese Leistungen fällt keine Umsatzsteuer an. Daher unterliegt beispielsweise die kostenlose Überlassung des Fußballplatzes an Vereinsmitglieder für die Ausübung ihres Sportes nicht der Umsatzsteuerpflicht.

Die Umsatzsteuer, die ein Verein für Leistungen bezahlt, die er selbst bekommen hat, kann grundsätzlich als sogenannte Vorsteuer mit der vom Verein zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnet werden. Für den Abzug von Vorsteuern gilt allerdings der klare Grundsatz: Steht die vom Verein erhaltene Leistung im Zusammenhang mit Tätigkeiten des Vereins, für die keine Umsatzsteuer gezahlt werden muss, kann auch die Vorsteuer auf die erhaltene Leistung nicht gegengerechnet werden.

Beispiel:
Ein Fußballverein schafft sich neue Bälle für seine Trainingseinheiten an, da seine alten kaputtgegangen sind. Die vom Verein für diese Anschaffung gezahlte Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Die Bälle stehen im Zusammenhang mit seiner ideellen Tätigkeit (seinem Vereinssport), für deren Leistungen er keine Umsatzsteuer zu zahlen hat.
Kauft sich der Verein jedoch für seine Vereinsgaststätte einen neuen Bartresen, so kann er den Vorsteuerabzug geltend machen. Die Gaststätte erbringt als steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb umsatzsteuerpflichtige Leistungen durch den Verkauf von Essen und Trinken. Somit ist auch die Vorsteuer für Gegenstände, die für diesen Betrieb angeschafft werden, abzugsfähig.

Auch bei der Umsatzsteuer gibt es Vereinfachungen für gemeinnützige Vereine, die keine Bücher führen müssen. Überschreiten die steuerpflichtigen Umsätze des Vereins im Vorjahr ohne Umsatzsteuer die Grenze von 45.000 € nicht, so kann der Verein pauschal 7 % der steuerpflichtigen Umsätze als Vorsteuer abziehen. So erspart er sich die Aufzeichnungen für die genaue Zuordnung der Vorsteuern zu den steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen. Ein weiterer Vorsteuerabzug ist dann allerdings ausgeschlossen. Wählt der Verein diese Option, muss er diese für die nächsten 5 Kalenderjahre beibehalten.

Um die Umsatzsteuer für den Verein zu ermitteln, hat er Aufzeichnungen über alle seine steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze zu führen. Zur Überprüfung durch das Finanzamt muss der Unternehmer monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und abschließend für das gesamte Jahr nochmal eine Umsatzsteuerjahreserklärung.

Anmeldezeiträume für die Umsatzsteuervoranmeldungen sind:

• Bei einer Umsatzsteuer im Vorjahr von mehr als 7.600 € = Kalendermonat
• Bei einer Umsatzsteuer im Vorjahr von mehr als 1.000 € aber höchstens 7.600 €
= Kalendervierteljahr
• Bei einer Umsatzsteuer im Vorjahr von nicht mehr als 1.000 € kann der Verein beim Finanzamt beantragen von der Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen befreit zu werden. Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist natürlich trotzdem einzureichen.

Die Umsatzsteuervoranmeldungen sind immer spätestens am 10. Tag nach Ablauf jedes Anmeldezeitraums abzugeben.

Kleinunternehmerregelung:
Für Vereine mit geringen umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen sieht das Umsatzsteuergesetz noch eine weitere Erleichterung vor in Form der "Kleinunternehmerregelung". Wenn der Verein der Kleinunternehmerregelung unterliegt, muss er keine Umsatzsteuer zahlen und hat keine Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen. Lediglich eine Umsatzsteuerjahreserklärung ist durch den Verein abzugeben, damit überprüft werden kann, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung weiterhin für den Verein vorliegen. Hierdurch verringert sich für den Verein der Aufwand für die Aufzeichnung der Umsatzsteuer erheblich.

Die Kleinunternehmerregelung ist anzuwenden, wenn die gesamten steuerpflichtigen Brutto-Einnahmen im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 € nicht überstiegen haben und die Einnahmen im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen werden.

Aber Achtung: Wer unter diese Regelung fällt, kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen!

Beispiel:
Im Jahr 2022 erzielte der Verein folgende Einnahmen:
1. Einnahmen aus Spenden 50.000 €
2. Einnahmen aus der Vermietung seines Tennisplatzes für Veranstaltungen 20.000 €
3. Einnahmen aus dem Verkauf von Bratwurst/Getränken 1.000 €
Gesamteinnahmen 71.000 €

Für das Jahr 2023 werden voraussichtlich umsatzsteuerpflichtige Einnahmen in Höhe von 35.000 € erzielt.

Der Verein unterliegt im Jahr 2023 der Kleinunternehmerregelung nehmen. Die steuerpflichtigen Einnahmen in 2022 betragen insgesamt 21.000 €. Die Spenden fallen nicht unter die Umsatzsteuerpflicht und sind daher rauszurechnen. Voraussichtlich werden 35.000 € im laufenden Jahr 2023 steuerpflichtig vereinnahmt. Somit wird sowohl die Grenze für das Vorjahr von 22.000 € als auch die Grenze für das laufende Jahr von 50.000 € eingehalten.

Für 2024 darf die Kleinunternehmerregelung dagegen nicht mehr angewendet werden, wenn die geschätzten Einnahmen tatsächlich auch vereinnahmt werden. Dann übersteigen diese nämlich mit 35.000 € deutlich die Grenze von 22.000 €, die für das Vorjahr gilt.

Noch ein Hinweis: Vereine mit Kleinunternehmerregelung, dürfen in den von ihnen selbst erstellten Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Auch Vereine sind verpflichtet Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen, wenn sie Arbeitnehmer einstellen. Gegebenenfalls anfallende Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind ebenfalls durch den Verein einzubehalten und abzuführen.
Arbeitnehmer könnten bei einem Verein zum Beispiel Trainer, Schiedsrichter oder auch Kellner für die Vereinsgaststätte sein. Ob jemand beim Verein Arbeitnehmer ist, entscheidet sich danach, wie und ob jemand für seine Arbeit entlohnt wird und nach der Art und Weise des Dienstverhältnisses.

Übt jemand seine Arbeit aus ohne dass er dafür ein Entgelt erhält, ist er ehrenamtlich tätig und es liegt kein lohnsteuerpflichtiges Dienstverhältnis vor. Gleiches gilt, wenn diese Person lediglich für ihre Ausgaben, wie z. B. Benzinkosten oder Telefongebühren, entschädigt wird. Sobald die Vergütung jedoch über diese Kostenerstattung deutlich hinausgeht, ist grundsätzlich Lohnsteuer durch den Verein einzubehalten.

Arbeitnehmer sind immer festangestellt und arbeiten nicht selbstständig. Sie bekommen ihre Dienstanweisung durch den Verein und schulden ihm ihre Arbeitskraft. Auch die Gewährung von Urlaub und die Weiterzahlung des Arbeitslohnes im Krankheitsfall deuten auf ein Arbeitgeber-Arbeitnehmerverhältnis hin.
Ist jemand dagegen selbstständig tätig und nur sich selbst verpflichtet, muss keine Lohnsteuer einbehalten werden. Hierunter fallen zum Beispiel Trainer, die für mehrere Vereine tätig sind oder auch Musiker, die nur für eine bestimmte Veranstaltung des Vereins verpflichtet werden. Selbständige können frei entscheiden welche Arbeit sie annehmen und bei wem sie arbeiten wollen.
Ebenfalls selbständig sind nebenberufliche Übungsleiter, Ausbilder und Erzieher, die nur für einen Verein tätig sind und im Durchschnitt nicht mehr als 6 Stunden wöchentlich dort arbeiten.

Die Lohnsteuerpflichten entfallen für den Verein, wenn es sich bei dem Arbeitnehmer um einen nebenberuflich tätigen Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder Betreuer handelt und dieser im Kalenderjahr insgesamt nicht mehr als 3.000 € gezahlt bekommt. Da diese Einnahmen gem. § 3 Nummer 26 EStG steuerfrei sind, fällt auch keine Lohnsteuer an. Zu beachten ist allerdings, dass dieser Freibetrag nur einmalig gewährt wird. Arbeitet beispielsweise der Ausbilder gleichzeitig in mehreren Vereinen für jeweils 3.000 € wird der Freibetrag überschritten und somit ist durch einen der beiden Vereine wieder Lohnsteuer einzubehalten. Der Verein sollte sich durch den Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen, dass der Steuerfreibetrag nicht bereits anderweitig in Anspruch genommen wird. Denn für die entgangene Lohnsteuer haftet sonst der Verein.

Für andere nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich gilt ein Steuerfreibetrag von bis zu 840 € im Jahr (§ 3 Nummer 26a EStG).

Bei kurzfristig und geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern ist zudem eine Pauschalierung der Lohnsteuer möglich. Dadurch muss der Verein kein aufwendiges Lohnsteuerabzugsverfahren durchführen, sondern kann die Lohnsteuer mit einem Pauschalbetrag ansetzen (ggf. zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag).

Kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer sind Arbeitnehmer, die…
• Nur gelegentlich und nicht regelmäßig beschäftigt werden
• nicht länger als 18 zusammenhängende Tage arbeiten.
• einen Lohn von max. 150 € pro Arbeitstag erhalten.

Bei diesen Arbeitnehmern kann der Verein einen pauschalen Lohnsteuerabzug von 25 % (ggf. zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) vornehmen.

Geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer sind Arbeitnehmer, die…
• unter die sogenannten Minijobs fallen
• und daher einen monatlichen Bruttolohn von nicht mehr als 520 € haben.

Ein Minijob kann auch neben der eigentlichen Hauptbeschäftigung ausgeübt werden. Hat ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs, sind die Entgelte für die 520 €-Grenze zusammen zu rechnen.

Für diese Arbeitnehmerverhältnisse kann der Verein eine pauschale Lohnsteuer von 2 % ansetzen. Zusätzlich sind noch 15 % Rentenversicherung und 13 % Krankenversicherung einzubehalten.

Für Minijobs, die nicht dem pauschalen gesetzlichen Rentenversicherungsbeitrag von 15 % unterliegen, ist eine pauschale Lohnsteuer von 2 % nicht möglich. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Arbeitnehmer mehrere Minijobs ausübt und das Entgelt insgesamt dadurch die 520 €-Grenze überschreitet.

Weitere Informationen zu Minijobs erhalten Sie auf der Internetseite:
www.minijob-zentrale.de

Für die Lohnsteuer sind die gezahlten Arbeitslöhne und einbehaltenen Lohnsteuern in Lohnkonten aufzuzeichnen. Diese sind immer zum 31.12. eines Jahres abzuschließen. Aus den Aufzeichnungen des Lohnkontos hat der Verein seinen Arbeitnehmern Lohnsteuerbescheinigungen zu erstellen, die auch elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln sind. Ausnahme hiervon sind die Arbeitsverhältnisse für die eine pauschale Lohnsteuer einbehalten wird. Für diese sind keine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen.

Lohnsteuer-Anmeldungen müssen elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden. Diese enthalten die Summe der einzubehaltenden Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags. Sie sind spätestens am 10. Tag nach Ablauf jedes Lohnsteuer-Anmeldezeitraums abzugeben.

Anmeldezeiträume sind:

• Bei einer Lohnsteuer im Vorjahr von mehr als 5.000 € = Kalendermonat
• Bei einer Lohnsteuer im Vorjahr von mehr als 1.080 € aber höchstens 5.000 €
= Kalendervierteljahr
• Bei einer Lohnsteuer im Vorjahr von nicht mehr als 1.080 € = Kalenderjahr

Auch Vereine sind als Körperschaften grundsätzlich zur Zahlung von Kapitalertragsteuer verpflichtet. Diese fällt zum Beispiel auf Zinsen, Dividenden oder Erträge aus Investmentfonds an.

Ist ein Verein jedoch gemeinnützig tätig und nicht körperschaftsteuerpflichtig, ist er auch von der Kapitalertragsteuer befreit. Lediglich Kapitalerträge die dem körperschaftsteuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind, können nicht von der Steuerpflicht befreit werden. Um daher den Einzug der Kapitalertragsteuer bei Banken zu verhindern, kann der Verein eine Kopie seines vom Finanzamt erhaltenen aktuellen Freistellungsbescheid oder seinen Bescheid nach § 60a AO bei der Bank vorlegen. Dabei darf der Freistellungsbescheid nicht älter als 5 Jahre und der § 60a AO-Bescheid nicht älter als 3 Jahre sein (Berechnet ab Ausstellungsdatum).

Für Grundstücke, Grundstücksteile und Gebäude fällt grundsätzlich Grundsteuer an. Auch bei dieser Steuer hat der Gesetzgeber zu weiten Teilen Steuerbefreiungen für Vereine geschaffen, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken nachgehen.

So sind alle Grundstücke, die für den ideellen Bereich oder einen Zweckbetrieb des Vereins genutzt werden, von der Grundsteuer befreit. Hierunter fallen z. B. Krankenhäuser, Sporthallen für den gemeinnützigen Vereinssport, Altenheime oder auch Ausbildungs- und Unterrichträume.

Nicht von der Grundsteuer befreit sind dagegen alle Gebäude, die für den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb genutzt werden. Darunter fallen Vereinsgaststätten oder auch Sportanlagen, die für sportliche Veranstaltungen genutzt werden und bei denen Eintrittsgelder vereinnahmt werden.

Werden Grundstücke der Vermögensverwaltung an fremde Dritte überlassen bzw. vermietet, die nicht steuerbegünstigt sind, dann fällt auch hierfür Grundsteuer an. Gleiches gilt für Gebäude, die zu Wohnzwecken oder auch für land- und forstwirtschaftliche Zwecke genutzt werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel Gebäude, die an einen Handwerkerbetrieb vermietet werden oder auch die Wohnung des Vereinshausmeisters grundsteuerpflichtig sind. Die Vermietung eines Grundstücks z. B. an einen gemeinnützigen Musikverein ist dagegen von der Grundsteuer befreit.

Auch unbebaute Grundstücke sind zunächst grundsteuerpflichtig. Erst wenn sie auch tatsächlich für steuerbegünstigte Zwecke oder für Zweckbetriebe genutzt werden entfällt die Grundsteuerpflicht.

Für die Grunderwerbsteuer gibt es keine speziellen Befreiungen für gemeinnützige Vereine. Hier sind die allgemein gültigen Gesetze zu beachten.

Für die Ermittlung des Gewinns des Vereins gibt es zwei Möglichkeiten.

Zum einen kann der Verein seinen Gewinn mittels Buchführung und Bilanzierung ermitteln. Dafür wird zum Ende des Wirtschaftsjahres ein Betriebsvermögensvergleich einschließlich einer Inventur durchgeführt. Da die Verpflichtung zur Buchführung an die Eintragung ins Handelsregister bzw. an die Erzielung eines steuerpflichtigen Jahresgewinns von 60.000 € und eines Jahresumsatzes von 600.000 € geknüpft ist, richten sich diese Vorschriften eher an größere Vereine. Daher wird auf eine nähere Erläuterung verzichtet.

Die weitere Möglichkeit (und die für kleine Vereine maßgebende) ist die Erstellung einer Einnahmen-Überschussrechnung. Dabei wird der Gewinn ermittelt, indem die im Kalenderjahr erzielten Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Dabei sind die einkommensteuerlichen und körperschaftsteuerlichen Gewinnermittlungsvorschriften zu beachten.

Die Einnahmen und Ausgaben sind dabei für jeden der vier Tätigkeitsbereiche getrennt aufzuzeichnen.

Für den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sind z. B.:
• Einnahmen aus dem Verkauf von Essen und Getränken in der Vereinsgaststätte oder bei Sportevents
• Einnahmen aus Fanartikeln
• Einnahmen aus Werbeanzeigen
anzusetzen.

Als Betriebsausgaben können die Aufwendungen abgezogen werden, die in Zusammenhang mit den jeweiligen Einnahmen aus dem Bereich stehen. Hierbei können nur die tatsächlich geleisteten Zahlungen angesetzt werden.

Auf den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb bezogen können z. B.:
• Ausgaben für Waren
• Aufwendungen für Personal
• Mieten und Pachten
• Heizungs- und Beleuchtungskosten
als Betriebsausgaben angesetzt werden.

Wichtig: Alle wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe werden in der Einnahmen-Überschussrechnung zusammengefasst.

Die Geschäftsunterlagen des Vereins, wie Rechnungen, Kassenbücher, Kontoauszüge etc. sind zwingend aufzubewahren. Je nachdem um was es sich handelt, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 oder 10 Jahre.